Contrôle URSSAF: Quelles sont les nouvelles tendances et points de vigilance pour les Elus CE?

07-12-2016

La gestion des Activités Sociales et Culturelles (ASC) est bien souvent la partie des attributions d’un CE pour laquelle suscite le plus d’intérêt de la part des Elus et des Salariés. Cette gestion demande toutefois d’être très vigilant sur le respect des recommandations URSSAF, souvent méconnues, car de nombreux contrôles s’opèrent. Il est donc essentiel que vous respectiez les recommandations revues annuellement dans la lettre ACOSS, disponible sur le site de l’URSSAF. Cette lettre précise pour l’ensemble des activités lesquelles sont soumises ou non à cotisations sociales, et sous quelle limite. Par exemple, la valeur des bons d’achats doit être inférieure à 161 € par événement prévu et autorisé en 2016. Attention, ces montants sont révisés annuellement en janvier ; il correspond à 5% du plafond mensuel de la sécurité sociale (PMSS). Néanmoins, nous avons observé certaines tendances récurrentes dans les contrôles URSSAF qui vous obligent à être davantage rigoureux : les chèques cadeaux, les frais professionnels et les bons d’achat-cadeaux en nature.

La gestion des Activités Sociales et Culturelles (ASC) est bien souvent la partie des attributions d’un CE pour laquelle suscite le plus d’intérêt de la part des Elus et des Salariés. Cette gestion demande toutefois d’être très vigilant sur le respect des recommandations URSSAF, souvent méconnues, car de nombreux contrôles s’opèrent. Il est donc essentiel que vous respectiez les recommandations revues annuellement dans la lettre ACOSS, disponible sur le site de l’URSSAF. Cette lettre précise pour l’ensemble des activités lesquelles sont soumises ou non à cotisations sociales, et sous quelle limite. Par exemple, la valeur des bons d’achats doit être inférieure à 161 € par événement prévu et autorisé en 2016. Attention, ces montants sont révisés annuellement en janvier ; il correspond à 5% du plafond mensuel de la sécurité sociale (PMSS). Néanmoins, nous avons observé certaines tendances récurrentes dans les contrôles URSSAF qui vous obligent à être davantage rigoureux : les chèques cadeaux, les frais professionnels et les bons d’achat-cadeaux en nature.

Les chèques vacances

Les Comités d’Entreprise aident souvent les salariés dans l’acquisition de chèques vacances, sans participation de l’employeur. Le CE doit être en capacité de fournir les listes d’émargement de ces chèques vacances sur l’ensemble de la période couverte par le contrôle URSSAF. Le contrôleur s’assurera ainsi du caractère collectif de l’opération. Soyez également vigilants quant aux modalités d’attribution. En effet, tout élément lié au statut du salarié dans l’entreprise (appartenance à une catégorie professionnelle, durée du travail, ancienneté...) sont considérés comme discriminatoires et comme des critères de modulation professionnels. Ces critères font donc perdre à l’attribution des chèques vacances leur caractère d’activité sociale et culturelle et conduisent à les requalifier en complément de rémunération. Leur montant sera donc réintégré dans l’assiette de cotisations sociales.

Les frais professionnels

Pour les dépenses de restaurant et frais kilométriques engagés par le CE, veillez à préciser systématiquement l’identité des bénéficiaires, ainsi que l’objet afin de justifier leur caractère professionnel. Le contrôleur pourra également être sensible à l’attribution de titres restaurant aux salariés qui ne peuvent se cumuler au financement des repas par le CE.

Les bons d'achat et cadeaux en nature

Les bons d’achats et cadeaux en nature alloués aux salariés doivent tous faire l’objet de listes d’émargement. A défaut, le contrôleur ne pourra pas s’assurer du caractère collectif et non discriminatoire de la distribution. Il en va donc ainsi pour chaque activité ouvrant droit à distribution et sur l’ensemble des années susceptibles d’être contrôlées. A défaut, toutes ces opérations pourront être réintégrées dans l’assiette des cotisations.

Rappel des événements prévus et autorisés par le code du travail en 2016

  • La naissance ou l’adoption,
  • Le mariage ou le Pacs,
  • La retraite,
  • La fête des mères et des pères,
  • La Sainte Catherine et la Saint Nicolas,
  • Noël pour les salariés et les enfants jusqu’à 16 ans révolus dans l’année civile,
  • La rentrée scolaire pour les salariés ayant des enfants ayant moins de 26 ans dans l’année d’attribution du bon d’achat par exemple (sous réserve de la justification du suivi de scolarité).

Le mot de VigiCE Expertise

Au vu des nouvelles obligations comptables et des renforcements des contrôles URSSAF, nous ne pouvons que vous inciter à davantage de rigueur dans la mise en place de procédures, à des fins de transparence et de sécurité. Nous vous rappelons que le CE n’est pas directement redevable des charges sociales liées aux prestations qu’il verse ; ce sont l’employeur et le salarié (via un prélèvement opéré par l’employeur sur son salaire) qui doivent les verser. Compte tenu des complications que cela génère, nous vous invitons à privilégier les activités non soumises à cotisations ou mettre en place et créer une coopérative de coopération, seule structure juridique habilitée à réaliser des actes de commerce au nom du CE. En savoir + sur le contrôle URSSAF : Qui est contrôlé? Quelle est la mission du contrôleur URSSAF du CE ? Tous les avantages octroyés par le CE sont-ils soumis à cotisations sociales? Sur quelle période le contrôle s'opère t-il? Que se passe t-il après le contrôle?  En savoir + sur la coopérative de consommation: "Les opérations d'achat-revente au sein des CE; pensez à la coopérative de consommation" 

N'hésitez pas à contacter VigiCE Expertise pour tout complément d'informations.

Nous restons à votre disposition !